Terugslaan met Prince2 terminologie

De projectmethode Prince2 is ontstaan tijdens de Falklandoorlog. Daarom is de volgende stelling gerechtvaardigd: "Een IT-Project is oorlog". Dat is niet erg. Je moet alleen zorgen dat jij die oorlog overleeft.

In het Engelse Leger keken ze ook al raar op, toen ze merkten dat alle IT projecten vertraging opliepen en dat veel IT projecten zelfs halverwege worden gestopt. Toen ze dan ook de Falkland eilanden van de Argentijnse aggressor gingen heroveren, dachten ze bij zichzelf: Dat gaat ons deze keer niet gebeuren. Nu gaan we het eens gestructureerd aanpakken. Nou, dat hebben we geweten. De formulieren en bureaucratische regels vliegen je om de oren.

Het belangrijkste element in de Prince2 ideologie is de Business Case. Het IT project moet namelijk ergens toe dienen. Het moet zin hebben er geld aan uit te geven. Dat komt nog vaker voor dan je zou denken. Dat een project eindelijk na 1,5 keer de looptijd klaar is en dat intussen het gehele managementteam van de afdeling en al helemaal van dat van de klant is vervangen en dat ze dan vragen: "Mooie website, maar was die ook al weer voor bedoeld?"

Eerste tip: Als je gevraagd wordt voor een project, dan is het zinvol even te vragen of je de Business case even mag lezen. Negen van de tien keren is die er helemaal niet. Dus dan blijft je dat ook weer bespaard.

Nadat de Business Case gemaakt is, wordt er een projectleider gezocht, die zo gek is het product te gaan maken waarvan de Business Case heeft aangetoond dat de mensheid daar op zit te wachten. Het eerste dat de projectleider doet of zou moeten doen, is de PID schrijven. Het Project Initiation Document (PID) legt de beoogde resultaten, plannen, taken en verantwoordelijkheden vastgelegd, waarmee een draagvlak wordt gecreëerd voor het project, vast.

Tweede tip:  Als je zelf projectleider bent, wat ik niet voor je hoop, dan is het belangrijk dit document te schrijven, omdat je het later als wapen kan gebruiken. Ben je geen projectleider, zorg dan dat je bij de allereerste vergadering, de Kick-Off meeting, naar dit document vraagt. Laat in de notulen opnemen dat er geen PID geproduceerd is. 90% van de projecten start zonder PID. Dus dan zit je bijna altijd goed.

Nou komt het echte werk. Alle mannen met de grootste lul zorgen ervoor dat ze geen project resource en geen projectleider zijn, want dan moeten ze verantwoording dragen dan wel echt werken en daar hebben die kerels geen zin in. Dus de managers, de coordinatoren, de "coaches" en de controllers, die zorgen dat ze in de Stuurgroep zitten. En vanuit die Stuurgroep, denken ze dat ze zich met alles mogen bemoeien en dat ze naar goeddunken besluiten mogen nemen en weer terugdraaien. Stuurgroepleden hebben nooit een cursus Prince2 gedaan en ze weten ook niet wat Prince2 is. Laat staan dat stuurgroep leden een Officieel Certificaat Prince2 Practitioner van het Engelse Leger hebben mogen aanvaarden. (Keesjemaduraatje wel). Ze zouden eens kunnen zakken. Je weet maar nooit. En daar gaan we ze mee pakken. Daar maken we ze mee kapot.

Tip 3: Gebruik zoveel mogelijk Prince2 termen als je een stuurgroeplid op de gang tegen komt. Zinnen als "Hoe was de vergadering van de "Project Board"? Of: "Ik heb nog een project issue ingediend bij de Steering officer". Dat laatste is bull shit, maar het klinkt interessant. Als je met project resources praat, dan doe je normaal en praat je over CITRIX servers die een hick-up hebben gehad.

Op een gegeven moment loopt het project vast. De commerciële jongens hebben veel te veel van de prijs afgedaan en de klant wil dat het project evengoed op 1 januari klaar is. Bovendien zijn er intussen lijken uit de kast gekomen. Dat is altijd hetzelfde. De projectleider gaat naar de stuurgroep met een nieuwe planning of om meer geld te vragen of allebei. Die stuurgroepleden zijn bang voor de klant, bang voor verantwoordelijkheid en bang voor gezichtsverlies, maar ze hebben wel een groot netwerk. Dus zo'n stuurgroeplid gaat bij het koffieapparaat aan de CITRIX jongen vragen:

"Zo'n installatie, heb ik vroeger ook wel eens gedaan (in 1995). Hoe lang doen jullie daar nou tegenwoordig gemiddeld over. Wij moesten vroeger 23 diskettes achter elkaar in de server steken, maar tegenwoordig gaat dat toch zeker veel sneller?"  Als je nu zegt: "Twee dagen", dan wek je de verwachting dat het project over twee dagen klaar is. Daarmee breng je jezelf in stress.

Tip vier: Vraag altijd vanuit welke rol het lid van de stuurgroep dit vraagt.  Bij Prince2 heeft iedereen een rol en daar moet je ook binnen blijven acteren. Een stuurgroeplid mag niet in het wilde weg zelf oplossingen gaan bedenken of projectoverzichten vragen. Hij moet de problemen van de projectleider bespreken en beslissingen nemen. Het juiste antwoord is hier: "Dat moet je aan de projectleider vragen, die heeft de planning."

Als je terug wilt slaan en de stuurgroepleden die nu vaak over de gang lopen en bij het koffieapparaat staan, terug in hun hok wilt hebben. Dan vraag je terloops om de notulen van de stuurgroepvergadering. Die zijn er namelijk niet. Stuurgroepleden houden van veel gewichtig en lang ouwehoeren, maar ze hebben geen tijd voor notulen schrijven. Beslissingen van de stuurgroep zijn dan ook niets waard, zolang ze niet schriftelijk zijn bevestigd en zelfs dan niet, omdat ze volgende week weer herroepen worden.

Tip vijf: Vraag om notulen van de stuurgroep.

Ben je uitvoerende in een project, dan ben je mooi in de aap gelogeerd, want op een gegeven moment, nadat het PID is geschreven en de taken zijn verdeeld, dan moet er ook nog iets opgeleverd worden. Werk. Zelfs dan ben je niet geheel machteloos. Maak gebruik van de Prince2 terminologie om flink van je af te bijten. De planning wordt op een gegeven moment door de opdrachtgever goedgekeurd. Dat heet een "gebaselinede" planning. In 75% van de gevallen keurt de klant de planning in de eerste versie af, terwijl jij al aan het werk bent. Vraag dus om een gebaselinede planning.

Tip zes: Vraag om een gebaselinede planning. Laat in de notulen van de vergadering opnemen, dat er geen goedgekeurde planning is. Daarna kunnen ze je nooit meer iets maken. Bij elke fout of verandering kan je verwijzen naar "de waanzin van het starten zonder goedgekeurde planning". "Zelfs de rondweg van Eindhoven kan niet gebouwd worden zonder goedgekeurde planning". Roep je dan.

Laatste wapen. De Werkpakketten. De planning wordt omgezet in werkpakketten. De teamleider accepteerd de werkpakketten en geeft die door aan de project resource. Helaas ben jij dat vaak.
Doe alleen wat er in het werkpakket staat. Voor alle extra wensen en aanvullingen moet een project change aangevraagd worden.  In 75% van de projecten is de Change Procedure slecht of helemaal niet beschreven. Daardoor kan jij je wekenlang erop beroepen dat de "change nog niet is ingelegd". Nadat die wel is ingelegd, kan je erop wijzen dat "de change nog niet is goedgekeurd".

Als je het zo bekijkt, is het een groot wonder dat de Engelsen de Falkland oorlog toch nog gewonnen hebben. Maar dat zal waarschijnlijk zijn, doordat op een gegeven moment, toen de chaos te groot werd, de Hoogste Legerleiding heeft ingegrepen.